Ako napísať príručku politiky a postupov

Obsah

inštrukcia
tipy
varovanie
Čo potrebujete

Písanie príručky o politike a postupoch sa môže zdať ako skľučujúca úloha, ktorá môže byť pravdivá, ak si vopred neuvedomujete určité premenné. Vytvorenie správneho plánovania uľahčí vytvorenie príručky politiky a postupov pre dodávateľov, zamestnancov a manažérov. Konzistentný systém dokumentácie, ktorý tiež uľahčuje vypracovanie zmlúv, ktoré sú v súlade s určitými normami, ako napríklad ISO9000.

inštrukcia

Vytvorenie príručky politiky a postupov môže byť zložité, ak neplánujete správne (ručný vozík s novinami v sklade obrázok terex od Fotolia.com)

Definujte rozsah vášho projektu konzultáciou s pravidlami iných spoločností. Uistite sa, že niektoré časti zásad alebo postupov sú už zdokumentované inde a určujú, či bude postup špecifický pre spoločnosť, región, divíziu, funkčnú skupinu alebo úlohu. To vám pomôže definovať počiatočné a konečné parametre rozsahu.
Rozhodnite o formáte dokumentov. Konsolidujte ich kontrolou najdôležitejších politických dokumentov. Politiky bývajú širšie, zatiaľ čo podrobnosti o úlohách postupov majú tendenciu byť konkrétnejšie.

Vo veľkých spoločnostiach je bežné, že existujú štyri alebo viac úrovní dokumentácie s globálnymi postupmi, ktoré pokrývajú všetko, ako napríklad etiku, dary, informácie o majiteľoch, e-mailové protokoly a postupy rozdelenia, ktoré sa týkajú environmentálnych, vládnych a zamestnaneckých predpisov.

Postupy súvisiace s funkčnými skupinami alebo úlohami možno upraviť podľa miestnych operácií, ale musia spĺňať požiadavky najvyššej úrovne dokumentov. Môžete napríklad mať tri rôzne centrá opráv, ktoré pracujú nezávisle, ale pri vydávaní príkazov do distribučného centra musíte postupovať rovnako. Globálne politiky budú všeobecné, ale špecifické podrobnosti o procesoch súvisiacich s tým, ako každé centrum vydáva požiadavky (kto, kedy, čo a prečo) sa môžu mierne líšiť. Postoje a zodpovednosti sú zvyčajne zahrnuté v postupoch.
Definujte a profilujte všetko, čo bude zahrnuté do príručky politiky. Začnite s krokmi súvisiacimi s hlavnými postupmi, ako je zákaznícky dizajn, príjem objednávok, výroba, kontrola, dodávka a zber výrobkov.

Politiky sú prísne protokoly, ktoré informujú o očakávaných rozhodnutiach a zodpovednosti zamestnancov v konkrétnych situáciách. Spravidla súvisia so zákonmi a dodržiavaním predpisov.

Postupy sú kroky, ktoré zvýrazňujú logický sled udalostí, vrátane nástrojov, komunikácie, toku procesov a potrebných zručností.

Profil použite ako východiskový bod pre index.
Rozhodnite sa, kde sa budú informácie uchovávať, a vytvorená kontrola revízie. Dôležitý je vývoj procesu kontroly kontroly hneď od začiatku, takže začatím písania a úprav budete môcť sledovať zmeny.

Proces kontroly kontroly musí mať tiež úroveň autority a kontroly, aby každý, kto je zapojený do procesu, vedel, ako vykonávať zmeny a implementovať ich.

Nikdy nedovoľte, aby sa súčasne upravovali viaceré verzie toho istého dokumentu, pretože to môže spôsobiť budúce problémy. Použite metódu first-in, first-out av prípade potreby znova upravte, aby ste sledovali zmeny.
Vytvorte šablóny pre procedúry, politiky a vývojové diagramy tak, aby sa tí, ktorí píšu dokumentáciu, nemuseli obávať formátov.

Umiestnite sekcie do týchto šablón tak, aby autori špecifikovali ďalšie dokumenty, nástroje a prepojenia potrebné na organizáciu vašich materiálov. Špecifikujte formáty a uistite sa, že určité sekcie, ako napríklad slovník termínov, by mali byť súčasťou hlavnej časti alebo dokumentu, ktorý sa má použiť ako referencia. Dať autorom najlepšie možné usmernenie o požiadavkách zníži potrebu nového zamestnania neskôr.
Priraďte redaktorov a expertov k téme, aby ste vypracovali obsah každej časti. Dajte im príklad, aby sa pozreli v rámci požadovanej šablóny a zvýraznili iné pravidlá, ako napríklad napísanie skratiek, ako by mali byť zovšeobecnené alebo podrobné pri opise krokov v postupoch.

Ak existujú rozhodnutia, ktoré sa majú vykonať v rámci postupov, zvýraznite ďalšie odkazy a poskytnite zamestnancom dostatok informácií so všetkými možnými cestami, ktoré im pomôžu robiť informované rozhodnutia. Body, ktoré si vyžadujú rozhodovanie, sú zvyčajne tam, kde postupy zlyhávajú, preto sa snažte byť v týchto oblastiach čo najjasnejší. Pred publikovaním overte postup s niekým vedľa vás, aby ste sledovali každý opísaný krok a pokúsili sa identifikovať možné problémy.
Priraďte kontrolný tím, ktorý bude viesť a upravovať záverečné publikácie tak, aby jazyk dokumentácie a úroveň podrobnosti boli konzistentné v rôznych fázach procesu.

Rieši nezrovnalosti zlepšením metód odbornej prípravy a odbornej prípravy. Priraďte primeraný cyklus revízií (napríklad 48 hodín), aby každý mal rovnaké očakávania z hľadiska priorít.
Priraďte zodpovednosť za každý postup a špecifikujte úrovne právomoci. Tento proces by mal byť postavený na pravidelných revíziách. Keď ľudia opustia svoje pracovné miesta, noví manažéri by mali byť zaradení do príslušných postupov. Pri aktualizáciách a revíziách by sa zamestnanci mali radiť s tvorcom politiky, aby boli schopní meniť politiky a postupy v čase, keď sa situácia zlepšuje alebo mení.

tipy

Ak úlohu alebo postup vykonáva viac ako jedna osoba alebo skupina, najprv ju štandardizujte a potom ju zdokumentujte.
Niektorí klienti neuzatvoria obchody so spoločnosťami alebo podnikmi, ktoré nemajú normy ISO, alebo podobné predpisy pre procesnú dokumentáciu, ako sú služby zákazníkom, zmluvy, financie, inventár, komunikácia, kvalita a právne dokumenty. ISO poskytuje všeobecné a odvetvovo špecifické šablóny a školenia pre rýchle a jednoduché vytváranie politík a postupov a je medzinárodne uznávaným štandardom.
Vytvorte procesy pre vzdelávanie, školenie a implementáciu revidovaných postupov tak, ako ich potrebujete. Zmena štandardu, ktorý nikto nekonzultuje, nebude pre zamestnancov užitočná.

varovanie

Niektoré správy dávajú prednosť poskytovaniu nejasných informácií o postupoch, ktoré umožňujú interpretáciu a minimalizujú audity. Iní uprednostňujú použitie podrobných informácií, aby zamestnanci pracovali lepšie.
Použite údaje mierne, keď sa diskutuje alebo možnosť rôznych interpretácií jazyka alebo obsahu alebo problémov s procesom kvôli nejasným pokynom, prečítajte si konkrétnu časť, aby ste to objasnili.
Je veľmi bežné, že politiky a postupy sa vymknú spod kontroly, sú duplikované alebo nadbytočné, alebo sa stanú príliš podrobnými na to, aby sa mohli riešiť.
Použite indexy a pokúste sa minimalizovať duplikácie priradením osôb podľa potreby do iných sekcií v iných oblastiach.
Environmentálna legislatíva je veľmi dôležitá. Vytvorte proces na usmernenie nových postupov, ktoré im umožnia pracovať v predbežnom stave pred ich zverejnením. Uistite sa, že tréning zasiahne spustenie nových postupov, inak bude kontroverzia a frustrácia. Požiadajte o pomoc expertov; to zabráni mnohým "ukazováčkam" v budúcnosti.